Assistant(e) Administratif(ve) – CPTS Haute Saintonge (17)

Présentation de la CPTS :

Située à la frontière de la Charente, de la Dordogne et de la Gironde, la Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) de Haute Saintonge représente un territoire de 129 communes. De taille 2, la CPTS couvre plus de 68 000 habitants et plus de 350 professionnels de santé.

La CPTS de Haute Saintonge a pour objectif d’améliorer l’organisation des soins afin de répondre aux besoins de santé de la population locale.

L’association tient notamment à :

• Favoriser les relations interprofessionnelles et de faire de la CPTS un lieu d’accueil et de formation pour les nouvelles générations ;
• Organiser une réponse aux besoins de santé du territoire ;
• Améliorer l’offre de soins de proximité par la coordination des acteurs de soins médicaux et sociaux sur le Territoire ;
• Améliorer la promotion de la santé
• Favoriser l’égal accès à la santé ainsi que la qualité et l’efficience des soins au sein du Territoire ;
• Proposer et réaliser des temps d’échanges et actions de formation aux professionnels et acteurs.

L’Assistant-e administratif-ve exerce ses fonctions sous la supervision hiérarchique du/de la Coordinateur-trice et des membres du bureau de l’association représenté par son/sa Président-e.
Vous serez amené à remplacer partiellement la coordinatrice en congé maternité pour une partie de ses missions.

L’Assistant-e administratif-ve assure l’ensemble des tâches administratives liées à la vie de l’association et aux différentes missions de la CPTS.
Il/elle est en appui du/de la coordinateur-trice et, suivant le mode d’organisation déterminé, des membres du bureau et des référents thématiques désignés.

Mission secrétariat :

• L’accueil téléphonique et physique
• La gestion des mails et du courrier
• La rédaction de documents et de lettres
• Le traitement administratif de dossiers et du secrétariat

Mission Comptabilité / Gestion :

• Le tri et traitement des factures et la saisie de données
• La préparation des opérations de paiements et d’indemnisations
• La commande de fournitures et des produits d’entretien
• Le suivi des adhésions

Mission logistique :

• L’organisation des agendas, réunions et rendez-vous
• Le suivi des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord

Mission communication :

• La communication d’informations en interne
• La tenue du listing de diffusion

Compétences requises pour le poste :

Les « savoirs généraux » :

• Connaissances de base en gestion administrative, financière et communication en vie associative
• Notion sur le système de santé, politiques et acteurs en santé
• Notion sur les professionnels de santé libéraux, de l’ambulatoire

Les « savoir-faire » :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Connaissance des techniques de secrétariat et des procédures internes d’une entreprise
• Connaissance des processus administratifs et comptables

Les « savoir être » :

• Capacité d’écoute et relationnelle, dialogue, diplomatie
• Capacité d’adaptation aux situations, à différents interlocuteurs
• Sens du travail collaboratif et en partenariat
• Rigueur, organisation, réactivité
• La réactivité et l’adaptabilité, pour s’adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs avec qui il est amené à interagir quotidiennement
• La discrétion, pour respecter la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions